Meminimalkan Administrasi Menghemat Sumber Daya



Pernahkah anda melihat tampilan yang mirip seperti gambar di ini? Jika anda sering mempergunakan layanan (terutama website) yang memerlukan sign in/login, mungkin anda baru akan merasa sangat terbantu dengan kehadiran teknologi seperti ini.

Tentu saja untuk setiap pilihan teknologi selalu ada untung dan ruginya. Selalu ada trade-off dalam setiap pilihan yang diambil. Hanya saja dari sisi pengguna, penggunaan sign in dengan layanan semacam ini sungguh mempermudah. Jika anda sudah memiliki salah satu akun yang umum dimiliki seperti Facebook, Google, atau Microsoft, anda tidak perlu selalu harus membuat akun baru di setiap website baru yang anda kunjungi. Mempermudah dan menghemat waktu. Detail cara kerja layanan semacam ini bisa dibaca antara lain di tulisan ini: What Is Social Login and Is It Worth Implementing?

Sewaktu masih kuliah, saya sempat juga menggunakan layanan Single Sign-On (SSO). Dalam penggunaannya hampir mirip dengan yang sudah disampaikan pada paragraf sebelumnya. Intinya adalah dengan menggunakan satu pengenal identitas saja, saya dapat mempergunakan berbagai layanan yang masih terhubung. Berikut ini adalah contoh yang didapat dari artikel The Pros and Cons to Single Sign-On (SSO).

PENYEDERHANAAN

Dengan semua pro dan kontra, plus dan minus, pengaturan layanan semacam ini terbukti banyak dipergunakan. Bahkan oleh situs-situs yang cukup dikenal dan penting. Mengapa begitu?

Karena bagi banyak website atau penyedia layanan di Internet lainnya, adalah sangat penting untuk mempermudah pengguna yang mempergunakan situs atau mengakses informasi yang diperlukan. Para pengelola harus melakukan penyeimbangan antara faktor keamanan dengan faktor kemudahan. Sering kali, terlalu fokus dalam hal keamanan malah membuat suatu layanan gagal total dalam mencapai tujuan awal mengapa layanan itu diadakan.

PROYEK-an

Biasanya banyak dari situs yang saya akses memberi pilihan mengenai cara untuk sign in. Situs-situs itu tidak memaksa saya untuk membuat akun baru khusus di server mereka.  Fasilitasnya disediakan, tapi tidak dipaksakan. Mereka cukup realistis untuk menimbang lebih baik memaksa pengguna baru untuk sign up menggunakan layanan internal mereka atau cukup menerima sign in dengan akun socmed yang sudah banyak dipergunakan. Padahal data pengguna itu adalah tambang uang bagi bisnis digital sekarang ini.

Bayangkan kalau semua pengelola situs itu 'mentalnya proyekan' terus. Tiap situs akan memaksa semua pengguna baru untuk membuat akun. Betapa menjengkelkan, betapa akan menghabiskan waktu. Melakukan hal yang sama berulang kali, padahal bisa dilakukan cukup satu kali.

STANDAR GOOGLE

Saya paham benar bahwa standar layanan Google tidak bisa begitu saja diterapkan ke semua layanan lain, online maupun offline. Hanya saja menurut saya, sebagai standar pembanding, layanan Google masih cukup baik untuk dipakai.

Sekali kita berhasil login ke layanan Gmail, kita bisa menikmati juga layanan YouTube, Google Drive, dan Google Docs. Secara umum tidak perlu login berulang kali, cukup satu kali. Dari sisi pengguna, hal ini sepintas terlihat sederhana tetapi sangat menghemat sumber daya yang bisa dipakai untuk hal lain.

MEMINIMALKAN ADMINISTRASI

Dengan contoh-contoh di atas, saya sepakat dengan semangat banyak orang untuk memangkas administrasi di banyak bidang yang secara esensial memang berulang dan berlebihan. Ada kalanya banyak kebiasaan yang sangat senang dan mengutamakan seremoni, formalitas, dan administrasi yang dilakukan 'hanya demi administrasi'. 

Padahal sebenarnya ada banyak hal yang perlu dilakukan semata-mata untuk mencapai tujuan. Maka hal-hal tersebut terus menerus disederhanakan dan dipermudah agar tujuan dapat tercapai dengan baik dengan menggunakan sumber daya seminiminal mungkin. Dengan kata lain efektif dan efisien.

SOLUSI

Ada banyak hal yang di luar kendali penuh saya. Yang seperti itu saya 'angkat tangan'. Tapi yang di bawah kendali penuh saya, saya usahakan untuk belajar memanfaatkan teknologi sedapat mungkin. Misalnya dengan memanfaatkan Google Sheets.  Saya selalu mencoba metode/sistem dengan teknologi yang lebih baik agar nantinya bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Dengan begitu akan ada lebih bayak sumber daya (terutama waktu) yang bisa dihemat untuk dipakai mempelajari hal yang lain. Tantangannya adalah pada saat awal mencari, membandingkan, dan mempelajari teknologi baru maka justru diperlukan sumber daya yang justru lebih besar setidaknya untuk sementara.

Untuk saya, yang paling penting pertama kali adalah cara dan pola berpikir. Dengan kata lain dalam bahasa informal adalah, niat. Kalau sudah ada pemikiran dan keinginan, maka seiring waktu akan selalu coba ditemukan jalan untuk perbaikan. Maka saya selalu percaya bahwa keinginan awal untuk melakukan penyederhanaan dan lebih mengutamakan untuk mencapai hasil dengan cara yang sistematis adalah hal terpenting. Detail eksekusi bisa menyusul setelah ada kesadaran.